Organisieren Sie Ihren Tag nach den Methoden der produktivsten Menschen

Viele unserer Leser finden es schwierig, einen Tagesablauf zu organisieren, der es ihnen ermöglicht, viele verschiedene Dinge zu tun. Wir möchten diesen Menschen helfen. Zu diesem Zweck geben wir einige einfache und nützliche Tipps von Menschen, die als Produktivitätsgenies gelten.

Das System von Stephen Covey

Wenn Sie ein regelmäßiger Leser des Time Magazine sind, kennen Sie Stephen Covey. Dieser Mann ist ein Experte und Coach auf dem Gebiet des Managements – seine Methoden sind in vielen Ländern der Welt beliebt. Wenn in der Time über Wirtschaftsliteratur gesprochen wird, wird zwangsläufig das Buch dieses Mannes erwähnt. Es heißt „Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen“. Dort erklärt er, wie man erfolgreich wird. Kurz gesagt, man darf nicht faul sein und muss sich ständig verbessern. Und das Erste, was Sie tun müssen, ist das Erste, was Sie tun müssen. David Eisenhower, der 34. Präsident der USA, verhielt sich in etwa so. Er teilte die Aufgaben in vier Gruppen ein:

1. Dringend und wichtig – das sind die Dinge, die Sie zuerst erledigen sollten;

2. Nicht dringend, aber wichtig – solche Dinge sollten erledigt werden, wenn es keine dringenden Aufgaben gibt;

3. Dringend Unwichtig – diese Gruppe enthält die verbleibenden Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen, aber an jemand anderen delegiert werden können;

4. Dinge, die nicht dringend oder wichtig sind – Sie können sie entweder von Ihrer Liste streichen oder eine dritte Person damit beauftragen.

Kurz gesagt, Sie müssen eine Liste von Aufgaben führen und ihnen eine bestimmte Priorität zuweisen. Dies könnte entweder in einem Papiertagebuch oder über eine mobile App geschehen. Aber darüber werden wir am Ende dieses Materials noch sprechen.

Wie Covey in seinem Buch sagt, löst ein erfolgreicher Mensch die Aufgaben der ersten und dritten Kategorie schnell – er verbringt nicht viel Zeit damit, denn der Prozess findet zur produktivsten Tageszeit statt – am Morgen. Was die vierte Kategorie betrifft, so wird ihr Inhalt besser geopfert. und 60-80 % Ihrer Energie und Zeit auf Dinge der zweiten Kategorie verwendet werden.

Das Benjamin-Franklin-System

Auch Benjamin Franklin, einer der Gründer der USA, hatte seine eigene Methode, den Tag zu organisieren. Sein Porträt ziert derzeit die 100-Dollar-Note. Dies ist unter anderem auf den Satz „Zeit ist Geld“ zurückzuführen, der zu einem geflügelten Wort geworden ist. Und er war es, der sagte, dass es sich nicht lohnt, das, was man heute tun kann, auf morgen zu verschieben. Kurzum, Sie verstehen, dass Zeit für Benjamin Franklin sehr wichtig war. Er entwickelte sogar ein spezielles System für die Erledigung von Aufgaben, das er dann für den Rest seines Lebens verwendete. In der Zukunft heißt sie „Franklins Pyramide“. Oder „die Produktivitätspyramide“.

Bei dieser Methode werden auch alle Arten von Zielen genannt. Und je größer das Ziel ist, desto mehr Platz nimmt es auf dem Papier ein. Infolgedessen bewegt sich alles von einer Grundlage von Lebenswerten zu einem Plan für den Tag. Hier finden Sie eine vollständige Liste der Ziele:

1. Planen Sie den Tag;

2. Ein kurzfristiger Plan;

3. Ein Plan für ein Jahr oder sogar mehrere Jahre;

4. Ein Masterplan zur Erreichung eines großen Ziels;

5. Globales Ziel;

6. Die Grundwerte des Lebens.

Sie müssen sich natürlich für die unterste Ebene der Pyramide interessieren. Was verstand Frankin unter den Grundwerten des Lebens?? Er hatte 13 Tugenden im Sinn, die im Leben eines jeden Menschen vorkommen sollten. Oder die zumindest angestrebt werden müssen. Schweigsamkeit, Mäßigung, Entschlossenheit, Sparsamkeit, Ordnungsliebe, Fleiß, Gerechtigkeit, Gelassenheit, Sanftmut, Keuschheit, Aufrichtigkeit, Mäßigung und Sauberkeit. Und das bedeutet nicht, dass Sie diese Lebensprinzipien einfach in Ihr Tagebuch schreiben und dann nicht mehr darüber nachdenken sollen! Benjamin Franklin schlägt vor, sich jeden Tag auf eine bestimmte Tugend zu konzentrieren. Und am Abend sollten Sie die Fehler notieren, die Sie auf Ihrem Weg zur Perfektion gemacht haben. Man sollte versuchen, sie in Zukunft nicht zu wiederholen.

Auf der nächsten Stufe der obigen Pyramide befindet sich das globale Ziel. Hier ist alles ganz einfach. Wenn Sie z. B. eine Ausbildung zum Eisenbahner absolvieren, wird es eines Ihrer globalen Ziele sein, ein erfolgreicher Lokführer zu werden, der mit dem Betrieb von Personenzügen auf einer wichtigen Strecke betraut ist. Stellen Sie sicher, dass Sie eines oder mehrere dieser Ziele irgendwo auf der ersten Seite Ihres Tagebuchs oder in der von Ihnen verwendeten Zeitplanungsanwendung eintragen. Kleinere Ziele hängen von diesem Ziel ab, und ihre Verwirklichung trägt zur Erreichung dieses Ziels bei.

An der Spitze der Pyramide schließlich stehen Pläne, die entweder als allgemeines Ziel oder als Ziel für die nächsten Jahre dienen. Und am Ende der Pyramide stehen die Pläne für die Woche und den Tag.

Um nach Benjamin Franklins System zu leben, muss man hart arbeiten. Wir empfehlen Ihnen, alle Aufgaben in einem Notizbuch zu notieren, das Sie immer im Blick haben. Außerdem können Sie Ihre Ziele in eine Kalender-App eingeben. Oder eines dieser Dinge, die die Zeitplanung erleichtern sollen.

Das System von Gleb Archangelsky

Wer ist Gleb Archangelsky?? Dies ist der Gründer des gleichnamigen Unternehmens. Dieser Mann weiß auch alles über Zeitmanagement. Er versucht, die Grundsätze bereits bestehender Systeme in einer einfachen und klaren Sprache darzustellen und sie sogar an unsere Gegebenheiten anzupassen. Er schrieb die Geschäftsbücher „Time-Drive“, „Time Formula“ und mehrere andere.

Die beliebteste ist die erste. Es zeigt, wie wichtig Planung, Motivation und Zielsetzung sind. Er beschreibt auch einige gute Techniken für den Umgang mit Prokrastination. Werfen wir einen Blick auf einige von ihnen:

1. Die Anker-Methode beinhaltet die Verwendung von greifbaren Anhängseln, die dem einen oder anderen emotionalen Zustand entsprechen. Sie werden benötigt, um sich auf die erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe einzustellen. Meistens benutzen die Menschen eine Art von Musik als Anker. Sie können zum Beispiel an Evanescence reparieren. Sie müssen eine angemessene Menge an Text schreiben? Klassische Musik oder Naturgeräusche einschalten. Allmählich wird jede Aufgabe viel einfacher, da Sie psychologisch darauf vorbereitet sind.

2. Die „Frosch“-Methode wird für langweilige Aktivitäten verwendet, die ständig auf den nächsten Tag verschoben werden. Wenn Sie bereits viele dieser Aufgaben angehäuft haben, führt dies zu unnötiger nervlicher Anspannung. Deshalb rät Gleb, jeden Morgen mit der langweiligsten und uninteressantesten Aufgabe zu beginnen. Wenn man erst einmal den Dreh raus hat, macht es noch mehr Spaß, wenn man die richtige psychologische Welle erwischt.

3. Die Elefantensteak-Methode erinnert uns daran, dass man eine Aufgabe umso weniger in Angriff nehmen will, je größer und schwieriger sie ist. Vielleicht sind Sie von der schieren Größe der Stadt eingeschüchtert. Manchmal weiß man nicht, wo man anfangen soll. Dabei ist es eigentlich ganz einfach. Unterteilen Sie eine Aufgabe in Teilaufgaben. Sie werden viel kleiner und flüchtiger sein. Die anstehende Aufgabe wird sofort aufhören, beängstigend zu sein.

Auch Gleb Arkhangelsky schreibt regelmäßig über Erholung. Er erinnert Sie daran, dass kein Mensch den ganzen Tag mit einer bestimmten Arbeit verbringen kann. Machen Sie von Zeit zu Zeit eine Pause. Und Sie müssen in der Lage sein, sich auszuruhen, ein Prozess, der auch produktiv sein kann. Aber das ist eine andere Geschichte.

Das Tim-Ferris-System

Wenn wir weiter über Produktivitätsgurus sprechen, müssen wir an Tim Ferriss denken. Seine Bücher werden von Millionen von Menschen gelesen, und ebenso viele Menschen besuchen seine öffentlichen Vorträge. Ferriss‘ bekanntestes Buch ist 4 Stunden pro Woche arbeiten, ohne im Büro festzusitzen. Darin wird eine Methode zur Problemlösung anhand von nur zwei Walen beschrieben:

1. Es sollte das Pareto-Gesetz angewendet werden. Das bedeutet, dass 20 % des Aufwands fast 80 % des Ergebnisses ausmachen. Der Rest Ihrer Bemühungen zielt darauf ab, nur 20 % des Ergebnisses zu erreichen. Konzentrieren Sie sich auf die Aktivität, die am wichtigsten ist.

2. Denken Sie auch an das Parkinsonsche Gesetz. Er sagt, dass die Arbeit die gesamte Zeit ausfüllen sollte, die man dafür zur Verfügung hat. Das bedeutet, dass Sie so viel Zeit aufwenden sollten, wie Sie benötigen, um die Arbeit abzuschließen.

3. Verlängern Sie niemals die Dauer des Arbeitstages! Haben Sie keine Angst davor, eine Aufgabe nicht zu erledigen! Der Produktivitätsguru empfiehlt sogar, die Arbeit einzuschränken, um nicht Dutzende von Minuten zu vertrödeln. Wesentliche Aufgaben sollten weggelassen und an andere Personen delegiert werden.

4. Die meisten Fans des Ferriss-Ansatzes arbeiten mit dem „1-3-5“-System. Das bedeutet, dass Sie eine wichtige Aufgabe, drei weniger dringende und fünf kleinere auf Ihre Aufgabenliste für den Tag setzen. Diese Methode ermöglicht es, Stoßzeiten zu vermeiden, was ihr Hauptvorteil ist.

Ferriss, wie viele andere Produktivitätsgenies, verträgt es nicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Er weist Sie darauf hin, dass Sie in einem solchen Fall unkonzentriert werden, was den Zeitaufwand für die Fertigstellung der Arbeit erhöht. Deshalb empfiehlt er, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit aufzuschlüsseln. Erledigen Sie kleine Aufgaben am Nachmittag, dann werden Sie sicher zurechtkommen. Es wird auch empfohlen, keine Zeit mit dem Lesen von E-Mails, Instant Messengern und sozialen Netzwerken zu verschwenden – in der Regel bringen sie Sie Ihren Zielen nicht näher und erzeugen ein falsches Gefühl der Geschäftigkeit.

Diese Methode impliziert nicht die Verwendung einer App mit einer Aufgabenliste. Menschen, die ihm folgen, machen ihre Pläne früh am Morgen und ziehen es vor, nicht an den nächsten Tag zu denken. Ihr größter Feind ist die Faulheit. In den ersten Tagen sollten Sie sich buchstäblich dazu zwingen, einen Plan wie diesen zu machen. Sie brauchen außerdem eine zweite Person, die Ihre Arbeit anfangs überwacht.

Das System von Francesco Cirillo

Francesco Cirillo hat die Pomodoro-Methode für das Zeitmanagement entwickelt. Die Zeitschaltuhr in der Küche half ihm dabei..!

Als junger Mann kam Francesco immer zu spät und konnte sich auch nicht auf sein Studium konzentrieren. Er ließ sich immer wieder ablenken. Doch eines Tages wurde ihm klar, dass ein einfacher Küchentimer ihm helfen könnte. Sein Körper wurde in Form einer Tomate gestaltet, daher der Name der Methode. Seine Essenz ist einfach. Sie müssen 25 Minuten für eine Aufgabe einplanen. Danach gibt es fünf Minuten Pause. Dann kehren Sie für dieselben 25 Minuten zu Ihrer Arbeit zurück. Und dies sollte so lange fortgesetzt werden, bis Sie alle für den Tag zugewiesenen Aufgaben erledigt haben.

Diese 30-Minuten-Abschnitte werden als „Tomatenabschnitte“ bezeichnet. Allmählich fängt man an, mit sich selbst zu konkurrieren, wie viele davon man an einem Tag geschafft hat. Das Ergebnis ist eine deutliche Steigerung Ihrer Produktivität. Verschwenden Sie nur nicht die Zeit, die Ihnen der Timer beim Erfinden der Aufgabe zugewiesen hat! Es ist eine gute Idee, im Voraus eine To-Do-Liste zu erstellen. Dies kann morgens oder vor dem Schlafengehen geschehen. Die unten beschriebenen Spezialanwendungen helfen Ihnen dabei.

Sie können 25-Minuten- und 5-Minuten-Segmente mit einer einfachen Timer-App auf jedem Smartphone messen. Wir empfehlen jedoch die Installation einer separaten App, die den Vorgang erheblich beschleunigt. Außerdem zählen viele dieser Programme automatisch die Anzahl der „Tomaten“, die Sie absolviert haben!

Für Windows gibt es mehrere derartige Anwendungen. Wir empfehlen Ihnen die Installation von TeamViz, Keep Focused und Tomighty.

The Flat Tomato und Tadam sollten für iPhone- und iPad-Nutzer in Betracht gezogen werden. Es gibt auch separate Versionen dieser Programme für Mac OS X.

Und für Android-Smartphones und -Tablets gibt es Clockwork Tomato und andere Apps dieser Art.

Und Sie können es auch auf A finden

Solche Timer als separate Geräte ausdrücken! Da Sie das Geld ausgeben werden, haben Sie einen noch größeren Anreiz, die Strategie anzuwenden.

Verwendung einer App oder eines Tagebuchs

Wenn Sie die vom 34. Präsidenten der USA erfundene Methode mögen, empfehlen wir Ihnen die Installation von Eisenhower oder MyEffectiveness. Die erste ist für iOS-Geräte konzipiert, während die zweite von Besitzern von Android-Smartphones verwendet werden kann. Wir empfehlen Ihnen, 40 % Ihrer Zeit für wichtige, dringende Angelegenheiten und die restlichen 60 % für wichtige, nicht dringende Angelegenheiten zu reservieren.

Gleb Arkhangelsky empfiehlt die Verwendung von Diensten mit einer Liste von Aufgaben. Früher hätten wir Evernote empfohlen, aber diese App erweist sich jetzt als zu teuer, vor allem, wenn man sie für mehrere Dinge gleichzeitig einstellen möchte. Am besten ist es, Notion für diesen Zweck zu verwenden. Dieser Dienst erfordert ebenfalls eine Geldinvestition, aber erst nach einiger Zeit – wenn die Anzahl der Aufgaben einen bestimmten Punkt überschreitet. Es ist wahrscheinlich das funktionellste Programm seiner Art und ist auf mehreren Plattformen verfügbar. Aber es hat einen gravierenden Nachteil, nämlich die englischsprachige Schnittstelle.

Wenn Sie nicht eine Fülle aller möglichen Funktionen benötigen, empfehlen wir Ihnen ein paar mobile Apps. Die erste ist Todoist. Hier erstellen wir eine Liste von Aufgaben, die auf die eine oder andere Weise priorisiert werden können. Die Aufgabe kann für einen bestimmten Tag festgelegt werden, oder sie kann so eingestellt werden, dass sie in einem regelmäßigen Zeitplan erscheint – zum Beispiel alle drei Wochen. Außerdem gibt es detaillierte Berichte, die zeigen, welche Dinge Sie am häufigsten tun.

Die zweite App, die wir empfehlen, ist Jiffy. Es ist kein Zeitplanungswerkzeug, sondern ein Werkzeug, um die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen. Sobald Sie eine Aufgabe beginnen, setzen Sie sie auf die Liste und drücken die Schaltfläche „Start“. Wenn Sie fertig sind, müssen Sie die Stopptaste drücken. Sie können dann in einem Bericht nachsehen, wie viel Zeit Sie an einem Tag, in einer Woche, einem Monat oder sogar einem Jahr verbracht haben. Auch dies ist ein nützliches Instrument zur Selbstkontrolle: Wenn Sie den Timer einmal gestartet haben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie ohne Grund unterbrochen werden. Sie können auch mit Ihrem Cloud-Speicher synchronisieren. Damit Sie Ihre Statistiken nicht verlieren, wenn Sie ein neues Handy kaufen.

Sie können auch das Tagebuch verwenden. Warum nicht?? Es ist ganz einfach, eine Aufgabenliste zu erstellen, alles was Sie brauchen, ist ein Kugelschreiber. Aber wenn Sie beruflich viel in der Stadt unterwegs sind, ist das sicher nicht die beste Lösung.

Schlussfolgerung

Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, werden Sie spürbar produktiver werden. Das bedeutet, dass Sie an einem Tag mehr Dinge tun als sonst. Es besteht kein Zweifel daran, dass sich Ihre Lieben sehr darüber freuen werden. Aber das Material, das wir geschrieben haben, ist völlig nutzlos, wenn man zu faul ist.

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